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L’auditorium, l’espace où se dérouleront les conférences dans Laval Virtual World. Crédits : Laval Virtual 

En dépit du confinement, les équipes de Laval Virtual ripostent en transposant l’intégralité du programme de la 22eédition du salon dans un univers virtuel : Laval Virtual World. TOM.travel s’est entretenu avec Laurent Chrétien, Directeur Général de Laval Virtual, pour en savoir plus sur cette édition hors du commun et plus largement comment le virtuel peut constituer plus qu’une simple solution palliative pour les acteurs de l’événementiel.

Quels étaient les retours suite à l’annonce de la virtualisation de la 22eédition de Laval Virtual ?

L’avatar de Laurent Chrétien, Directeur général de Laval Virtual, dans Laval Virtual World. Crédits : Laval Virtual 

Laurent Chrétien : Comme tout le monde nous subissons les arrêts des événements nationaux ou internationaux et lorsque nous su que cette édition n’aurait pas lieu physiquement nous avons tout de suite pris la décision de virtualiser. Cela fait 22 ans que nous permettons à la communauté des acteurs du virtuel de se réunir, ce choix était plus qu’évident il s’agissait à mes yeux d’un devoir. Dès l’annonce de l’interdiction des rassemblements massifs, nos équipes ont immédiatement commencé à chercher la plateforme la plus adaptée pour créer cette édition de Laval Virtual virtuellement. Après ce benchmark de plus d’une trentaine d’outils, notre choix s’est arrêté sur VirBela pour organiser l’événement dans l’univers Laval Virtual World. Disponible sur ordinateur, la plateforme est de ce fait accessible à un plus grand nombre d’utilisateurs car elle n’implique pas d’utiliser un casque de réalité virtuelle. Quant aux retours de la communauté, ils ont été très positifs. Nous avons reçu beaucoup d’encouragements, de remerciements et même de conseils de la part de la communauté des acteurs du virtuel notamment dans la recherche d’outils nécessaires à la réalisation de cette édition. Finalement, il s’agit d’une expérimentation et d’une aventure collective pour laquelle nous ne nous sommes pas fixé d’objectif. À l’heure où je vous parle, nous avons enregistré plus de 3200 inscriptions.

Compte tenu de la virtualisation, le programme de l’événement a-t-il été modifié ?

La partie exposition mise à part, l’intégralité du programme initial de l’événement sera disponible dans sa version virtuelle. Les participants pourront assister à l’ensemble des conférences, networker dans les soirées cocktails, organiser des réunions avec leurs équipes ou avec des clients, assister aux cérémonies de remise de prix et même au concours artistique RectVRso. Compte tenu des délais impartis, il était impossible de reproduire virtuellement les stands et les produits que nos exposants présentent chaque année. Il s’agit à mon sens de la contrainte principale de cette édition virtuelle. Laval Virtual est un salon très expérientiel où les participants découvrent, touchent, ressentent des expériences. Quand bien même il aurait été possible de proposer des reconstitutions en 3D des produits de nos exposants, mais pas cette année faute de temps.

A quoi peuvent s’attendre les participants de cette édition virtuelle de Laval Virtual ?

L’île de Laval Virtual World regroupe 3 salles d’auditorium où se dérouleront les conférences, 36 salles de réunion en libre-accès ou privatisables, l’espace Awards où auront lieu les remises de prix, Campus Beach une plage pour les soirées dansantes et même un terrain de foot pour aller se dégourdir les jambes entre deux conférences. Nos équipes ont également reconstitué l’espace Mayenne et réalisé un jumeau numérique de la chapelle Ambroise-Paré pour accueillir le vernissage du concours artistique. Les participants auront la possibilité de visiter l’ensemble de Laval Virtual World en faisant un tour de bateau avec leur avatar. En termes de mobilité, ils pourront se déplacer en toute simplicité à l’aide des flèches du clavier ou en plaçant le curseur directement où ils veulent se rendre.

Sur scène, les speakers disposeront des mêmes outils de présentation disponibles dans la réalité. Crédits : Laval Virtual 

Il est également possible d’utiliser une fonctionnalité de téléportation nommée Go to, très pratique pour se rendre instantanément dans des points éloignés de l’événement. En termes d’interaction, il suffit de cliquer sur le nom de son avatar pour afficher différentes fonctionnalités : saluer, danser, rire, changer son apparence, etc. Les participants ont la possibilité de s’asseoir dans l’auditorium pour assister aux conférences et ont la possibilité de lever la main s’ils souhaitent poser une question. Sur scène, les speakers ont automatiquement les outils de présentation disponible dans la vraie vie : afficher une URL, télécharger un document, lancer une présentation ou partager son écran pour animer une conférence en étant visible à l’écran. Enfin, l’application mobile fonctionne exactement de la même manière que lors d’une édition classique et permet d’entrer en contact avec les participants et organiser des rendez-vous dans les salles de réunion virtuelles.

La crise du COVID-19 peut-elle changer le regard frileux des acteurs de l’événementiel sur la virtualisation ?

L’univers des salons internationaux est fortement impacté par la crise et va l’être durablement. Nous n’envisageons pas un retour des visiteurs internationaux sur les événements avant 18 à 24 mois, et n’avons pas d’autre choix que de proposer des solutions alternatives. Pour autant, cela fait 3 ou 4 ans que nous pensions à transposer l’événement dans un monde virtuel, mais n’avons jamais sauté le pas. Bien qu’il s’agisse dans ce cas d’une solution palliative, cette crise nous a permis de nous rendre compte de la valeur ajoutée du virtuel en tant que solution complémentaire d’un événement physique.

Les déplacements internationaux seront fortement limités même dans l’après-crise et ce type de solution permet ainsi de maintenir un lien avec son auditoire international, une vertu forte. C’est pourquoi cet univers virtuel n’est pas créé uniquement pour l’événement Laval Virtual. D’ailleurs, nous en conservons totalement l’usage à l’issue et nous réfléchissons déjà à réutiliser ce monde virtuel en complément de l’édition physique des VRdays d’Amsterdam.

Quels sont les avantages d’un événement virtuel par rapport à une manifestation physique ?

Contrairement à un webinaire dans lequel le spectateur est passif, le fait de pouvoir toucher, impliquer, faire interagir et se rencontrer une audience internationale est clairement le principal avantage offert par ce type de solution. Cette interaction permet de prolonger l’interaction physique, et ce, tout en s’affranchissant de la contrainte du temps propre à un événement physique comme la durée de location, la construction du mobilier, etc.

Nous aurions tout à fait pu couvrir l’événement durant 24 h pour pouvoir s’adresser à un auditoire basé sur les cinq continents. L’usage du virtuel permet de concevoir des événements de manière différente avec des audiences supérieures tout en limitant les déplacements internationaux. Je pense que c’est une révolution sur laquelle Laval Virtual se place en tant que pionnier. D’ailleurs, nous conseillons déjà d’autres acteurs dans la mise en place de virtualisation pour leur événement.

Inscription pour Laval Virtual World

Photo d’ouverture : Laval Virtual

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