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Quels sont les avantages de la virtualisation des congrès pour les sponsors, partenaires et exposants ? Comment maintenir leur engagement à long terme dans le cadre d’événements virtuels ? Comment s’assurer qu’ils obtiennent un retour sur investissement suffisant ?

En raison de la pandémie, de nombreuses associations et sociétés savantes ont opté pour un évènement hybride et/ou 100% virtuel. Si la plupart d’entre elles se demandent encore quelle plateforme est la mieux adaptée à leurs besoins et comment dégager des bénéfices, d’autres réfléchissent à la manière de conserver les revenus issus des partenariats dans leur stratégie événementielle virtuelle.

« En premier lieu, il est important d’analyser les enjeux de l’association ou de la société savante, les objectifs de son congrès, mais également les attentes de ses parties prenantes que sont les congressistes et les partenaires et exposants qui investissent dans l’événement. » indique Elodie Coudre, Directrice de la Division Associations de MCI France.

Ces sponsors apportent un soutien financier souvent essentiel pour permettre aux organisations d’accomplir leur mission. Malheureusement, les opportunités de partenariat proposées sur les congrès sont bien souvent élaborées en fonction des objectifs financiers des associations et sociétés savantes, et non en fonction des besoins des partenaires. Ces accords doivent être particulièrement flexibles et reposés sur un panel d’offres permettant de répondre aux différents besoins et objectifs de chaque typologie de partenaires. Condition sine qua none afin de garantir des partenariats plus solides sur le long terme.

Dans la sphère numérique, un événement virtuel se déroule à un moment précis, mais il ne s’arrête pas là. L’expérience virtuelle du public débute bien avant et se poursuit bien après l’événement, soit autant d’occasions pour les partenaires de mettre leurs marques, innovations en recherche, produits et services, en valeur.

 

La plateforme en ligne : le volume comme avantage

A l’instar des événements en présentiel, les partenaires d’événements virtuels sont en quête de prospects à fort taux de conversion. En attente de performance, ils souhaitent interagir avec leur public cible, élargir leur base de contacts qualifiés, présenter leurs produits et accroître leur chiffre d’affaires. A cet effet, les plateformes en ligne permettent d’ouvrir le congrès à un public élargi, sans barrières géographiques ni limite de temps, et par la même de fournir aux partenaires l’opportunité de développer une base de contacts qualifiés d’autant plus importante et d’exercer leur influence à plus long terme, au-delà de la date de l’événement. Elodie Coudre d’ajouter « Le panel d’opportunités et de fonctionnalités proposées aux partenaires et exposants selon leurs objectifs, ainsi que leur valorisation au-delà de l’événement sont autant de dimensions à prendre en compte, pour définir le meilleur format et sélectionner les solutions les plus adaptées. »

 

La data comme clé de la participation en virtuel

Sur les événements en présentiel, les exposants repèrent et démarchent en face à face les prospects dont ils peuvent récupérer les coordonnées. Dans le cas d’une solution en ligne, grâce à l’intelligence artificielle et dans le respect du RGPD, les partenaires ont accès à un éventail de données bien plus important sur les participants ; tout d’abord leurs thèmes de prédilection et leurs centres d’intérêt, afin d’interagir avec des contacts pertinents, mais également des données sur leur comportement tel que le temps passé pour la consultation de leurs produits, et ce, non seulement sur la durée du congrès mais plus largement sur toute la durée d’ouverture de la plateforme (soit potentiellement 365 jours / an). Afin de vous assurer que vos partenaires tirent pleinement parti de cette opportunité, recommandez-leur d’opter pour des formats attractifs sous forme de courtes vidéos de présentation, de présentations très visuelles et proposez-leur les fonctionnalités permettant les rencontres virtuelles avec les participants en fonction des produits et services qui les intéressent.

 

La stratégie de vente des partenariats : à l’écoute des parties prenantes

Vous l’aurez compris, les événements virtuels offrent de nouvelles opportunités de partenariat génératrices de retours sur investissement supérieurs au présentiel. Les stratégies de partenariats virtuels proposent des prestations flexibles et personnalisées qui vont bien au‑delà des opportunités inhérentes à l’événement en général. Elles fournissent également des données mesurables et pertinentes permettant aux partenaires d’accroître leur notoriété et leur interaction avec leur public cible. Par ailleurs, ces opportunités personnalisées génèrent des prospects qualifiés à fort potentiel de conversion, d’où un retour sur investissement supérieur. « Le congrès virtuel ne doit pas être pensé « par défaut » ou comme un palliatif, même si l’urgence du contexte nous y amène parfois et auquel cas 3 mois peuvent suffire quand il s’agit de transformer un congrès présentiel… parce que le programme scientifique est finalisé et le vivier de partenaires identifié. » ajoute Elodie Coudre.

Il est essentiel d’identifier les nouvelles opportunités de partenariat avant tout en écoutant les différents besoins de vos partenaires, en étudiant les formats de mobilisation potentielle des participants autour de ces objectifs, et enfin en étudiant les solutions proposées par les plateformes numériques boostées par l’intelligence artificielle. Dans ce cas, bien souvent, des sources de revenus peuvent se cacher là où on ne les attend pas !

 

En adoptant une approche à la fois agile, stratégique et à l’écoute, vos partenaires virtuels seront tout aussi engagés et satisfaits en présentiel qu’en distanciel.

 

Vous souhaitez savoir comment optimiser le retour sur investissement de vos partenaires à travers des solutions digitales ? Contactez MCI France

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