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CONGRÈS / CONFÉRENCES / SYMPOSIUM / SÉMINAIRES : LES EVÉNEMENTS HYBRIDES EN PRÉSENTIEL ET EN DISTANCIEL

La crise sanitaire traversée par le monde de l’événementiel a bouleversé nos façons de se rencontrer et d’échanger. L’événementiel et les sites d’accueil doivent s’adapter et se réinventer. De nouveaux modes d’événements associant numérique et présentiel se sont développés afin de répondre aux contraintes sanitaires en vigueur, déjà amorcées avant la crise.

La rencontre devient un événement « hybride » ou « phygital ».

Qu’est-ce qu’un événement hybride ?

Il s’agit d’associer à la rencontre physique une expérience digitale grâce à des solutions techniques innovantes, le tout accompagné d’une stratégie marketing digitale adéquate avant, pendant et après l’événement

Même si la rencontre physique reste la norme, les solutions d’hybridation sont complémentaires et apportent leur valeur ajoutée. L’événement hybride est une alternative pour continuer à offrir des événements et congrès aux contenus inventifs et engageants avec la flexibilité d’être physiquement présent ou pas.

Le digital vient alors augmenter l’événement physique, et non le remplacer.

Notre vision

 « Le cœur même de l’événement est la rencontre. La relation humaine reste incontestablement le moyen le plus qualitatif d’échanger…. Il n’y a pas d’antagonisme entre un événement présentiel ou distanciel et si digitaliser une partie des événements est l’une des clés pour assurer son succès, le principe de la rencontre doit rester la norme. » Eric Montant Directeur Général Adjoint

Avantages ? Inconvénients ?

Les événements présentiels apportent une qualité incontestable des échanges, des rencontres et une expérience unique avec un public souvent plutôt proche géographiquement. Les événements en distanciel apportent un contenu plus limité à un nombre illimité de participantsqui peuvent se trouver très loin géographiquement.  Offrir la flexibilité, avec une offre tarifaire correspondant à un retour sur investissement équivalent permet d’accroitre l’audience globale d’un événement. En présentiel l’expérience est plus riche, mais aussi plus onéreuse, qu’à distance : « on en a pour son argent ! ».

L’événement hybride apporte donc une notoriété nouvelle à une audience distante, qui demain peut-être fera le choix d’assister à l’événement en présentiel et aura ainsi l’expérience la plus complète ! Mais attention aux contenus, qui doivent être adaptés pour éviter le décrochage de l’attention !

Pourquoi cela va-t-il rester ?

Les participants et notamment la jeune génération demandent plus de flexibilité dans quasiment tous les secteurs ; le fait dede pouvoir participer à un événement comme ils l’entendent, selon leurs moyens financiers et possibilités ou non de se déplacer, va devenir la norme pour nombre de manifestations.

Quelles évolutions pour les centres de congrès ?

Les nouveaux défis que posent les événements à distance sont multiples pour les centres de congrès. Notre capacité à accompagner des clients dans la tenue d’événements physiques va devoir évoluer afin d’apporter la même pertinence sur une expérience hybride. Les compétences des équipes techniques vont aussi évoluer pour intégrer cette dimension multimédia et digitale dans leur savoir-faire.

Finalement le site devient une plateforme de contenu qui s’adapte aux contraintes de l’organisateur pour proposer les meilleurs canaux de diffusion, entre le « full physique » et le « full à distance ».

Enfin, il va être impératif de travailler en partenariat avec ses clients, ses fournisseurs de solutions techniques et d’autres sites pour fournir la meilleure expérience possible et réinventer l’événementiel.

Le format des espaces va forcément être repensé en fonction de ces nouveaux usages (studio TV, transformation d’amphi en salles cabaret etc.). En présentiel, la scène ressemble plus à celle d’un plateau de théâtre alors qu’en distanciel, elle s’apparente plus à un plateau de TV.

Comment s’assurer de l’attention à distance ? Sujet au combien important pour assurer la fidélisation du public à distance. L’interactivité entre tous les participants est une solution pour vivre une expérience commune, même sur des lieux distants. Et des sessions plus courtes et plus rythmées…

Les clés pour réussir son événement hybride à La Cité des Congrès de Nantes ?

Nous vous proposons 6 étapes pour bien vous préparer.

Lire l’article…

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