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Dû au contexte mondial sans précédent qui dure depuis plusieurs mois, de nombreuses associations ont dû annuler, reporter ou digitaliser leurs événements. Cette situation exceptionnelle a poussé les acteurs de l’événementiel à repenser et à développer des solutions alternatives, pour maintenir des instants de partage et de rencontre.

Les organisateurs de congrès professionnels (PCO) ont su innover et s’expérimenter sur le montage d’événements hybrides ou digitaux. Grâce à leur expertise des congrès, et aux outils qu’ils possèdent, les PCO ont adapté leurs services et leurs offres pour répondre aux différents formats et envies.

Entretien avec Elodie Coudre, directrice de la Division Congrès du groupe MCI, qui nous livre ses recettes pour réussir ces nouveaux formats.

« La crise sanitaire doit être abordée comme un accélérateur d’innovations et un levier d’opportunités. »

Elodie Coudre MCI directrice Division congrès

Pouvez-vous présenter le groupe MCI ?

MCI Group a été créé en 1987 à Genève et est aujourd’hui implanté dans plus de 30 pays, sur tous les continents ; MCI France étant la première filiale hors de Suisse.

MCI Group est spécialisé dans le conseil aux entreprises et associations et nous les accompagnons dans la définition et la mise en œuvre de la stratégie d’engagement de leurs cibles, de la valorisation de leurs produits et services, de leur stratégie marketing et digitale ; en synthèse : dans le développement de leurs leviers de performance.

Cela se traduit par la mise en œuvre d’événements physiques, hybrides et virtuels, qu’il s’agisse d’une convention, d’un congrès, d’un séminaire, d’un roadshow, d’un lancement de produit ou encore d’un team building. Parce que l’humain et l’expérientiel sont au cœur de l’ADN de MCI « When People come together, magic happens ».

Plus précisément, la Division Congrès de MCI France accompagne associations et sociétés savantes francophones et internationales – dont une dizaine de grands comptes récurrents-, dans l’évolution, la réflexion et la mise en œuvre de leurs congrès sur tous les aspects, à savoir : modèle économique, stratégie de communication, relation avec les participants (inscriptions et hébergement), stratégie de partenariat, gestion commerciale et logistique des partenaires et exposants, gestion des orateurs et invités, secrétariat scientifique de la soumission d’abstracts à l’orchestration du programme, coordination générale des prestataires, gestion financière, jusqu’au rapport final.

Quelles sont vos réponses aux enjeux des associations et sociétés savantes dans le contexte de la COVID-19 ?

Bien que la crise sanitaire apporte beaucoup d’incertitudes, elle doit être abordée comme un accélérateur d’innovations et un levier d’opportunités.

Notre position de partenaire conseil aux côtés de nos clients s’est donc vue renforcée ces derniers mois au-delà des congrès, puisque plus que jamais, associations et sociétés savantes doivent redéfinir leurs enjeux et reconsidérer leur modèle. Nous les y aidons à travers un accompagnement sur mesure.

A ce titre, nous bénéficions non seulement de nos 30 années d’expérience auprès de nos clients, mais également de méthodologies éprouvées et pensées par nos experts de plusieurs entités de MCI Group.

Nikki Walker, notre Global Vice President Association Management & Consulting, a ainsi lancé il y a quelques semaines, notre nouveau produit de conseil virtuel F.A.S.T. © by MCI (Future-proof Association Strategic Transformation). Il s’agit d’un programme de 12 semaines, animé par nos experts et réparti en 3 phases, afin d’aider les associations et sociétés savantes à élaborer leur feuille de route de transformation, avec des objectifs et actions concrètes, pour assurer leur développement, leur pérennité et leur agilité à l’ère du numérique.

Cette démarche proactive a été motivée par la crise sanitaire qui a poussé certaines associations et sociétés savantes à penser « digitalisation » de leur congrès 2020, sous la contrainte en 1er lieu, de par l’urgence de la situation. Encore une fois, une contrainte qui s’avère une opportunité.

Le tournant du « phygital », que nous avons entamé au sein de MCI France depuis quelques années déjà, est ainsi devenu plus que jamais une réalité pour l’ensemble des projets.

Quel est la différence entre un événement hybride et un événement digital ?

MCI - JPD 2019

Un événement dit hybride est un savant mélange de présentiel et de virtuel. Ce modèle permet aux différentes parties prenantes (orateurs, participants, et partenaires, exposants), de participer à un événement de différentes manières : sur place depuis le lieu du congrès ou de manière virtuelle depuis leur bureau ou domicile (grâce au live streaming, à des dispositifs de matchmaking, d’exposition virtuelle).

Ce modèle, encore privilégié pour la plupart des congrès francophones de ce second semestre, laisse la liberté de choix en conservant le caractère sacré de la rencontre physique, même si les outils digitaux offrent aujourd’hui de très belles solutions d’interaction.

Les modèles économiques, la construction du programme, la communication, les moyens techniques varient en fonction du modèle choisi.

Quel est le délai de mise en place d’un congrès virtuel ?

Pour les raisons citées précédemment, il est préférable d’anticiper !  Un congrès virtuel ne doit pas être pensé « par défaut » ou comme un palliatif, même si l’urgence du contexte nous y amène parfois et auquel cas 3 mois peuvent suffire quand il s’agit de transformer un congrès présentiel… Parce que le programme scientifique est finalisé et le vivier de partenaires identifié.

Dans tout autre cas de figures, un projet envisagé dès ses prémices en virtuel, doit, comme tout congrès, se penser plus d’un an à l’avance, car au-delà des aspects techniques, toutes les dimensions du projet doivent être adaptées à son format virtuel.

Comment établir un cahier des charges pour ce type d’événement ?  

En premier lieu, il est important d’analyser les enjeux de l’association ou de la société savante, les objectifs de son congrès (formation, réseau, interactions partenaires/participants, etc.), mais également les attentes de ses parties prenantes qui investissent dans l’événement (participants, partenaires/exposants).

L’envergure du congrès (nationale, internationale), la provenance des orateurs, la complexité du programme scientifique (nombre de sessions), le format des sessions (type de prise de paroles, durée, type d’interactivité), le panel d’opportunités et de fonctionnalités proposées aux partenaires et exposants, l’importance accordée au networking dans le congrès, la valorisation des contenus et partenaires au-delà de l’événement, le modèle économique construit autour du congrès, sont autant de dimensions à prendre en compte, pour définir le meilleur format et sélectionner les solutions les plus adaptées. C’est pourquoi notre rôle de conseil est primordial au-delà de l’excellence opérationnelle.

Car les solutions « digitales » ou « phygitales » vont bien au-delà de l’hybride et du virtuel. Webcast, streaming, e-congrès, webinar, e-learning, etc. sont autant de solutions digitales différentes et complémentaires pouvant être proposées.  De même, le e-congrès revêt des réalités bien différentes d’un projet à l’autre selon les objectifs dominants, donnant pour les uns une large place à la valorisation des contenus selon des dispositifs sobres, pour d’autres à des expositions virtuelles sophistiquées, ou encore à une expérience optimisée grâce à l’apport de l’intelligence artificielle dans la capacité à développer des interactions virtuelles pertinentes.

Les solutions sont infinies !

Est-ce moins coûteux d’organiser un événement digital, qu’un congrès en présentiel ?

Le locatif tout comme la restauration comptent parmi les principaux postes d’un congrès présentiel qu’un événement 100% virtuel ne nécessite pas. Pour autant, tout dépend des dispositifs que l’association souhaite proposer, comme évoqué précédemment. Il est important de raisonner en termes de rentabilité du congrès pour l’association.

En tant qu’agence conseil, nous accompagnons nos clients dans la définition du modèle économique permettant d’atteindre les objectifs financiers désignés et a minima l’équilibre financier. Il est certain que la valorisation des contenus par le biais de la digitalisation enlève toute dimension temporelle et géographique, permettant un accès élargi aux contenus, et par conséquent, des sources de recettes complémentaires non négligeables.

Quels sont les prochains congrès hybrides et virtuels que vous accompagnez ?

Parmi la dizaine de congrès concernés pour ces 4 prochains mois, nous comptons sous format hybride, le congrès de la SFAP, qui a ouvert ses portes le 1er septembre à Strasbourg, le congrès du GERDA à Bordeaux, Le Grand Atelier des Avocats à la Porte de Versailles ou encore les Journées Dermatologiques de Paris au Palais des Congrès de Paris. Parmi les congrès ayant pris le tournant de la virtualisation complète, le Congrès de la SFRO, la E-LPG Week, ou encore les Journées Francophones de Nutrition.

Notre seule certitude pour cette fin d’année : notre mot d’ordre demeure l’agilité, en fonction de ce que l’avenir nous réserve concernant la tenue des événements en présentiel.

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